Stap 1: de monitorenplaatsen aanmaken voor draaiboekambassadeurs (verantwoordelijke creatief coördinator)
Draaiboekambassadeurs worden vanaf juni 2023 ingepland op dezelfde manier als kampopbouwers.
Om de draaiboekambassadeurs te kunnen zien, heb je de rollen 'admin' en 'organisator' (kloppen deze rollen in KampAdmin?) nodig. Die kan een superadmin voor je aanzetten in KampAdmin.
- Stap 1: ga naar de startpagina van KampAdmin > 'Monitoren' > 'Planning'.
- Stap 2: kies bij globale filter voor:
- Productcategorie = 'Heyo ontdekking'.
- Thema's = 'DBA - Draaiboekambassadeur'.
- Je kunt ook filteren op start- en eindatum als je een gedetailleerd overzicht wenst van de draaiboekambassadeurs in een bepaalde periode.
!Vul andere opties niet in (bv. locatie). !
- Stap 3: druk op opslaan. Je krijgt dan een overzicht van alle nog te zoeken of ingeplande draaiboekambassadeurs.
(Check wel even of er al een moniplaats is aangemaakt. Zo niet, dan verschijnt er niets bij deze filter en zal je eerst de monitorenplaatsen moeten aanmaken voor de draaiboekambassadeurs. We maken telkens 10 plaatsen aan voor draaiboekambassadeurs in het voorjaar en 10 voor draaiboekambassadeurs in het najaar. Voor het aanmaken van monitorenplaatsen, kun je bij een ander artikel terecht). - Stap 4: druk vervolgens op het plusje 'plan moni'.
- Stap 5: typ dan de naam van de draaiboekambassadeur + noteer het thema bij 'functieomschrijving' + de correcte week waarin de monitor het kamp doet (bv. krokus, pasen 1 of zomer 5).
Belangrijk: is de monitor maar eenmalig draaiboekambassadeur? Kies dan ook maar één datum. Je kiest vervolgens om een voorstel te sturen naar de monitor of om de rol te bevestigen. - Stap 6: ga vervolgens naar de startpagina van KampAdmin > 'Moni inschrijvingen'. Daar staat automatisch de moni-inschrijving van de monitor als draaiboekambassadeur.
- Stap 7: genereer nu op niveau van de 'moni-inschrijving' het contract voor de draaiboekambassadeur. Dat doe je door op het PDF-icoon te klikken en te kiezen voor de template 'Vrijwillligersovereenkomst draaiboekambassadeur'. Van zodra de PDF is gegenereerd, wordt die automatisch naar de monitor in kwestie gestuurd om te ondertekenen.
! TIP 1: meerdere monitoren inplannen als draaiboekambassadeur? Je kan deze ook in bulk een contract e-mailen door alle inschrijvingen aan te vinken en dan op het PDF-icoon te klikken.
! TIP 2: bij het aanmaken van monitorenplaatsen voor draaiboekambasadeurs, kies je best voor éénzelfde start- en einddatum (= één datum aan het einde van de week). Dat is cruciaal bij het genereren van de juiste vergoeding (bv. start- en einddatum zijn 21 april). Als je kiest voor vijf dagen, dan krijgt de draaiboekambassadeur namelijk vijf keer 25 euro i.p.v. één keer 25 euro.
Alles vind je terug via OneDrive: Draaiboekambassadeur.
Stap 2: way of work voor tandemteams (rekruteringsmedewerkers + regio-coördinatoren)
- De creatief coördinator zet de rol van draaiboekambassadeur voor de start van elke vakantieperiode in de kijker (+/- 6 weken op voorhand), zodat die de tandemteams kan inschakelen om te helpen zoeken naar geschikte draaiboekambassadeurs. Dat kan tijdens de tandemmeeting gebeuren a.d.h.v. een presentatie of oproep.
- De tandemteams zetten de rol ‘Draaiboekambassadeur’ vanaf januari t.e.m. juni extra in de kijker bij monitoren.
- Dat kan via sociale media, Heyo cafés, tijdens vormingen … Andere ideeën zijn zeker ook welkom!
- De tandemteams bespreken samen welke monitoren in aanmerking kunnen komen voor een rol als draaiboekambassadeur. Ze houden daarbij rekening met het gezochte profiel:
- Je hebt een hart voor kinderen.
- Je hebt ervaring als monitor op onze kampen en doet dit vol overgave en enthousiasme.
- Je kan de kinderen op vakantiekamp meenemen in een fantasiewereld door jezelf onder te dompelen in het thema.
- Je beschikt over een kritische blik.
- Je hebt een vlotte pen.
- De tandemteams lichten geïnteresseerde monitoren in over de rol van draaiboekambassadeur a.d.h.v. de informatie op de website/PowerPoint. Ze houden daarbij rekening met de thema’s en periodes die het creatieve team heeft opgelijst (zie Excel-document).
- De tandemteams noteren de namen van geïnteresseerde monitoren in het Excel-document ‘ Draaiboekambassadeurs 2025.xlsx’ (kolom ‘Mogelijke monitoren’). De verantwoordelijke creatief coördinator zal dit document wekelijks tot tweewekelijks bekijken en opvolgen.
- ! De tandemteams plannen geen draaiboekambassadeurs in. Ze geven enkel geïnteresseerde monitoren door via het Excel-document. De effectieve (in)planning van de draaiboekambassadeurs gebeurt door de verantwoordelijke creatief coördinator. Geef dit ook zeker mee aan de monitoren.
- De tandemteams geven elkaar elke maand, tijdens de tandemmeeting, een update over de draaiboekambassadeurs.
Stap 3: opvolging draaiboekambassadeur + verslag (verantwoordelijke creatief coördinator)
De verantwoordelijke creatief coördinator contacteert daarna voor elke kampperiode de draaiboekambassadeurs via telefoon/e-mail, plant ze in en stuurt hen een vrijwilligersovereenkomst. De verantwoordelijke creatief coördinator zorgt ook voor de opvolging van de verslagen van de draaiboekambassadeurs.
Het is belangrijk om voor de start van elke vakantieperiode een lijstje met draaiboekambassadeurs te bezorgen aan de HR-medewerker, zodat die mee kan opvolgen wie dient te worden betaald. Ook wordt dit lijstje in de permanentiemap van het creatief team geplakt.
--> De monitoren krijgen twee weken tijd na het kamp om het verslag te maken. Heb je niets ontvangen of geeft de monitor aan dat het niet meer lukt, geef het dan op tijd door aan de HR-medewerker (payroll).