Een activiteit kan verschillende vormen aannemen waaronder een kamp, les, cursus, weekend, eenmalige activiteit...
Dit vormt de basis van zowel het inschrijfbare aanbod voor deelnemers als de monitoren planning.
Wanneer een inschrijving wordt geannuleerd, ontstaat een annulatie. De status van de inschrijving wordt dan 'geannuleerd'.
Een autologin link (of magische link) is een unieke, gepersonaliseerde URL waarmee personen direct toegang krijgen tot hun account, zónder een wachtwoord te hoeven intypen. Ze klikken op de link (bijvoorbeeld in een bevestigingsmail) en landen meteen ingelogd op hun persoonlijke portaal. Kortom: het is de snelle, veilige manier om drempels weg te nemen en frustraties rond vergeten wachtwoorden simpelweg te voorkomen.
Een mail die automatisch verzonden wordt door KampAdmin op basis van een tijdstrigger of gebeurtenis.
Deze staan los van je eigen mailsjablonen of snelle mails en je kan deze aanpassen in vertalingen.
Een overzicht van alle automails vind je hier: https://help.kampadmin.be/help/automatische-mails
Een batchtaak is een proces op de achtergrond van de software dat een grote hoeveelheid acties of gegevens in één keer ('in bulk') verwerkt. Denk bijvoorbeeld aan het versturen van 2000 mails of een bulk-edit van honderden items.
Als we even tijd nodig hebben, maken we zo'n batchtaak aan waarin je de voorgang kan volgen. Je mag deze pagina verlaten en moet vaak refreshen om een update te zien.
De 'achterkant' van KampAdmin voor beheerders die je kan raadplegen op admin.kampadmin.be
Een betaling is de financiële transactie waarmee ouders het inschrijvingsgeld voor een inschrijving voldoen. In de software wordt dit automatisch of handmatig geregistreerd, zodat je als organisator altijd een glashelder overzicht hebt van welke inschrijvingen al in orde zijn en welke saldo's nog openstaan. In de tabel betalingen in KampAdmin zitten ook terugbetalingen, deze hebben een negatief bedrag.
Categorieën zijn bedoeld om activiteiten praktisch te ordenen in verschillende delen van je werking:
https://help.kampadmin.be/help/categorieen-en-themas
Digitale registratie van de aanwezigheden via de monitoren-app.
We gebruiken de term 'contract' bij monitoren in de brede zin voor een overeenkomst die wordt gesloten per moni-inschrijving. Dit kan gaan over een vrijwilligersovereenkomst, onkostennota, studentencontract...
Een kortingscode die boeker invoert bij inschrijving:
https://help.kampadmin.be/help/coupons
Een creditnota is een factuur met een negatief bedrag.
Een activiteit waarbij per dag afzonderlijk ingeschreven kan worden:
Een deelnameattest (of mutualiteitsattest) is een officieel bewijs dat een kind heeft deelgenomen aan jullie kamp. Ouders dienen dit document in bij hun ziekenfonds (zoals CM, Solidaris, Helan, ...) om een gedeeltelijke terugbetaling van het inschrijvingsgeld te krijgen. Kortom: waar het fiscaal attest dient voor de jaarlijkse personenbelasting, is het deelnameattest dé manier voor ouders om direct een tegemoetkoming te recupereren via hun mutualiteit. Ieder ziekenfonds hanteert hiervoor zijn eigen tarieven en voorwaarden.
Na of bij afloop van een activiteit kan van zowel deelnemers als monitoren een evaluatie worden opgevraagd binnen KampAdmin. Dit is een evaluatie heel specifiek rond deze (moni) inschrijving.
Een template waarin een aantal kolommen worden opgeslagen om deze eenvoudig opnieuw te kunnen exporteren. Denk aan een template voor een deelnemerslijst of jaarrapport.
Een beheerder die niet deel is van je vaste team en dus minder rechten krijgt en maar een deel van de data ziet. Typisch is dit een externe organisator of partner. Deze module wordt apart geactieveerd, op maat geconfigureerd en extra gefactureerd in KampAdmin.
Een 'factuur' in KampAdmin is een overzicht van de kosten voor een bepaalde inschrijving. Dit is in de eerste plaats een officiële bevestiging van de inschrijving.
Dit document kan al-dan-niet als factuur worden gezien voor de boekhouding.
Een fiscaal attest (voor kinderopvang) is een officieel document dat je als (kamp)organisator aan ouders bezorgt. Hiermee kunnen zij de kosten van het kamp gedeeltelijk aftrekken van hun personenbelasting. Kortom: het is het wettelijke bewijs waarmee ouders een stukje van het inschrijvingsgeld kunnen recupereren via de fiscus. Dit geldt in België voor kinderen tot 14 jaar (of tot 21 jaar bij een zware beperking). - meer info
Een berekende waarde die automatisch wordt afgeleid uit andere gegevens.
Een configureerbare set aan vragen (velden) die worden getoond aan een boeker of monitor. Bijvoorbeeld het medische fiche formulier of voorkeurenformulier bij monitoren.
Een gastenlijst laat je toe om een specifieke groep van ouders vroeger toegang te geven tot de inschrijvingen van één of meerdere activiteiten of om mensen tijdelijk te verhinderen om een inschrijving te maken.
De Europese privacywetgeving die toestemming en gegevensbescherming regelt.
Ook wel AVG of privacywetgeving genoemd.
Een unieke betaalreferentie voor een bankoverschrijvingen.
In België is deze typisch van de vorm xxx/xxxx/xxxxx (waarbij x een nummer is).
Ook wel OGM of betaalreferentie genoemd.
De afkorting van 'iedereen verdient vakantie' via waar de Vlaamse Overheid (Toerisme Vlaanderen) korting voorziet voor kwetsbare gezinnen. KampAdmin heeft hier een digitalisatie voor voorzien: https://help.kampadmin.be/help/iedereen-verdient-vakantie-ivv
Het inladen van gegevens via een Excel-bestand in het KampAdmin systeem.
Er zijn verschillende manieren om kortingen te geven op inschrijvingen in KampAdmin.
In de tabel 'korting' houden we kortingsregels bij zoals familliekortingen of vroegboekkortingen.
De fysieke plek waar een activiteit zal plaatsvinden. Deze worden bijgehouden in een tabel 'locaties' om deze eenvoudig te kunnen hergebruiken overheen verschillende activiteiten of jaren.
Een mails sjabloon is een zelf opgestelde template voor een mail die je later zal versturen naar meerdere ontvanger. Dit kan in simpele tekst of een hele layout bevatten voor bijvoorbeeld een nieuwsbrief: https://help.kampadmin.be/help/e-mailsjablonen
Het maximale aantal deelnemers dat op een activiteit of optie kan inschrijven, de capaciteit ervan.
De term 'Medische fiche' duidt doorgaans op het vragenformulier bij deelnemers waarin hun enkele medische vragen worden gesteld zoals huisarts of allergiën. Deze info wordt opgeslagen bij de personen. Je kan ook een medische fiche vragen aan monitoren.
Mollie is onze online betaalpartner. Elke online betaling en terugbetaling verloopt via daar. Meer info vind je via https://help.kampadmin.be/help/online-betalingenof op hun eigen site.
Een moni inschrijving is een combinatie van een moni-plaats, een monitor en en status. Ze vormt de kern van de moni-planning en houdt bij welke monitor wat zal begeleiden. Hier wordt vaak ook een contract gemaakt en een vergoeding berekend.
Meer info: https://help.kampadmin.be/help/planning
Via de moni-planning koppel je monitoren een moni-plaatsen. Het is een grote puzzel waarin je de gewenste monitoren probeert in te roosteren op de juiste plaatsen.
Meer info: https://help.kampadmin.be/help/planning
Een moni rol is de naam van de functie die een monitor kan opnemen, bijvoorbeeld animator, vrijwilliger, lesgever sport of stagiair.
Een moni-plaats is een combinatie van een activiteit, een moni rol en een aantal dat je zoekt. Moni-plaatsen vormen jouw aanbod voor monitoren.
Meer info: https://help.kampadmin.be/help/planning
Een optie is een bijvraag bij een inschrijving.
Deze kan verplicht zijn of niet, meerdere antwoorden toelaten, een prijs hebben of een tekstuele toelichting vragen.
Meer info: https://help.kampadmin.be/help/opties-en-optiegroepen
Een optie groep is een vraag die je stelt tijdens het inschrijfproces waarop wordt geantwoord via een of meerdere opties.
Meer info: https://help.kampadmin.be/help/opties-en-optiegroepen
Een periode bundelt dagen en geeft deze een naam. Bijvoorbeeld 'krokusvakantie' of 'maandagen'. In de tabel periode's bepaal je periode's die vervolgens gebruikt kunnen worden overheen meerdere activiteiten.
Een persoon in de tabel 'personen' in KampAdmin is een individu. Via verschillende rollen wordt aangegeven of deze persoon boeker, deelnemer en/of monitor is. Personen worden eventueel aan elkaar gelinkt om gezinsconstructies te maken.
Een ingesteld startmoment waarop inschrijvingen opengaan. DIt laat je best op voorhand aan KampAdmin weten.
Zowel aan deelnemers/boekers als aan monitoren kan praktische info worden bezorgd in de vorm van bestanden of teksten. Deze worden getoond op hun dashboard/app en deze worden ook per mail verzonden op afgesproken tijdstippen.
Prijsregels bepalen op welke termijn een factuur betaald moet worden en wanneer de betalingsherinneringen verstuurd worden.
Meer info: https://help.kampadmin.be/help/prijsregels
Een mail die je typt en verzend in een beweging, zonder eerst een mailsjabloon te maken. Dit is handig voor snelle communicaties aan beperkte groepen.
Meer info: https://help.kampadmin.be/help/snelle-mail
Een boeker kan een spaarpot opbouwen in het systeem als na betaling een korting of annulatie volgt zonder terugbetaling. Een spaarpot wordt automatisch ingezet bij nieuwe inschrijvingen of kan de boeker zelf gebruiken als betaalmiddel.
Meer info: https://help.kampadmin.be/help/spaartpotjes
Een hulpvraag of probleemmelding ingediend via KampAdmin support door je superadmin.
Een overzicht van gegevens binnen een bepaalde sectie (zoals "Personen" of "Inschrijvingen").
Meer info: https://help.kampadmin.be/help/beheer-tabellen-en-velden
Een tussentijdse inschrijvingsstatus waarbij een beheerder de inschrijving manueel moet bevestigen of annuleren.
Thema's zijn bedoeld om activiteiten inhoudelijk te ordenen en bevatten de afbeelding, tekstuele uitleg, info voor in de UiTdatabank:
https://help.kampadmin.be/help/categorieen-en-themas
De motor achter Uit in Vlaanderen en vele 'Uit in...' agenda's van steden en gemeenten. Meer info: https://help.kampadmin.be/help/uitdatabank
UiTPAS is een deel van UiT in Vlaanderen.
UiTPAS heeft een onderdeel 'kansentarief' waarvoor KampAdmin een digitalisatie aanbiedt: https://help.kampadmin.be/help/uitpas
Een link waarmee een ontvanger zich afmeldt voor promotionele mails. We raden aan om deze altijd toe te voegen aan mailsjablonen.
Meer info: https://help.kampadmin.be/help/toestemmingen
Een document dat vaak 'attest van goed gedrag en zeden' wordt genoemd en in sommige gevallen moet worden voorgelegd om als begeleider met minderjarig te mogen werken.
Meer info: https://help.kampadmin.be/help/uittreksel-strafregister
Een veld of kolom is één gegevensveld in een tabel. Bijvoorbeeld voornaam bij een persoon of max-pax bij een activiteit. Velden kunnen een plaats hebben, verplicht zijn of niet, hebben een bepaald type zoals tekst, nummer of adres.
Meer info: https://help.kampadmin.be/help/beheer-tabellen-en-velden
Een deelnemer-inschrijving krijgt de status 'wachtlijst' wanneer een activiteit volzet is.
Meer info: https://help.kampadmin.be/help/wachtlijst-beheren
Een weergave of lijst is een eigen opgeslagen combinatie van filters en kolommen om bepaalde data op een bepaalde manier weer te geven: https://help.kampadmin.be/help/opzoeken-en-filteren