Hoe definieer je periodes het best?
Hoe je periodes het beste instelt, hangt af van de werking van je organisatie. Hieronder beschrijven we drie scenario’s, elk met een aanpak die je op weg helpt.
Scenario 1: vaak terugkerende periodes
Bijvoorbeeld: je organiseert kampen tijdens de paasvakantie, telkens van maandag tot vrijdag.
Aanpak:
- Maak voor elke kampweek een aparte periode aan, bijvoorbeeld: Pasen 1 (eerste week) en Pasen 2 (tweede week).
- Vul enkel de stardatum (de eerste kampdag) in
- Sla de periode op
- Gebruik de actie ‘Voeg dagen toe’
Bijvoorbeeld: Je organiseert elke woensdag dansles (Ballet voor Beginners).
Aanpak: 
- Maak voor elke lesdag een aparte periode, bijvoorbeeld: Woensdag najaar 2025
- Vul enkel de startdag (de eerste woensdag)
- Sla de periode op
- Gebruik de actie 'Voeg weken toe'
Gebruik de acties 'voeg dagen toe' en 'voeg weken toe' bij de periodes om snel een hele reeks dagen toe te voegen.
Scenario 2: Losse of eenmalige activiteiten
Bijvoorbeeld: je organiseert verspreid over het jaar enkele monitorenactiviteiten.
Aanpak:
- Maak een ruime periode aan, zoals Zomer 2025 of Volledig jaar 2025.
- Geef enkel de start- en einddatum van die periode in.
- Per activiteit geef je daarna de exacte data in via het veld ‘Dagen (overschrijft periode)’.
Als dit veld wordt ingevuld, wordt de volgende data aangepast:
- Deelname-attest
- Fiscaal attest
- Start- en einddatum van de activiteit
Scenario 3: uitzonderingen binnen een periode
Bijvoorbeeld: Kerst 1 loopt van maandag t.e.m. vrijdag. In 2024 valt Kerst op dinsdag. Sommige kampen gaan die dag door, andere niet.
Aanpak:
- Maak één periode aan voor Kerst 1.
- Voeg alle dagen toe, via de acties.
- Ga naar de activiteit en gebruik de actie ‘Kopieer periode dagen’.
- Pas het veld ‘Dagen (overschrijft periode)’ aan: verwijder of voeg dagen toe.
Zo kun je per activiteit uitzonderingen instellen zonder aparte periodes te maken. Toch blijven alle activiteiten netjes gebundeld onder Kerst 1.
Deze informatie wordt ook correct weergegeven in de aanwezigheden-app.
Samenvatting
| Scenario | Gebruik aparte periode? | Gebruik ‘Dagen (overschrijft periode)?’ |
|---|---|---|
| Vaak terugkerend (kampen, lessen) | ✅ Ja | ❌ Niet nodig |
| Losse activiteiten | ⚠️ Optioneel (grote periode) | ✅ Ja |
| Uitzonderingen (bv. feestdag) | ✅ Eén periode | ✅ Ja, per activiteit |