Hoe zet je het aanbod klaar voor monitoren?

Je begint met het aanmaken van de moni-plaatsen die je wilt vullen tijdens het nieuwe seizoen. Zodra je deze plaatsen hebt aangemaakt, kunnen monitoren zich kandidaat stellen. De tabellen monitoren en moni inschrijvingen zullen zich dan vanzelf vullen.

Stap 1: Maak moni-plaatsen aan

Je maakt een aparte moni-plaats voor één rol op één activiteit. Klik op ‘Moni plaats toevoegen’ en vul de volgende velden in: 

• Activiteit
• Rol
• Aantal nodig

Stap 2: (optioneel) maak overkoepelende activiteiten of wachtruimtes aan

Soms wil je een monitoren al laten bevestigen voor een bepaalde locatie of periode en die pas later inplannen op een specifieke activiteit. Hiervoor kun je in KampAdmin ‘wachtkamers’ aanmaken. 

Soms wil je een kampverantwoordelijke inplannen voor een bepaalde locatie of periode waarop meerdere activiteiten plaatsvinden. Hiervoor kun je in KampAdmin ‘overkoepelende activiteiten’ aanmaken. 

Meer hierover lees je hier. 

Stap 3:  kijk voorkeurenformulier na

Kijk het voorkeurenformulier op het dashboard van de monitoren grondig na. Bevat dit de juiste vragen en bewoordingen voor het komende seizoen?

Indien niet, contacteer KampAdmin dan via de support-app en/of doe zelf de nodige aanpassingen als je hier vertrouwd in bent. Ben je hier nog niet vertrouwd in, maar voel je je avontuurlijk en klaar voor een nieuwe uitdaging? Lees dan hier alles wat je wilt weten over het bouwen van formulieren!

Stap 4:  update 'voorkeuren status'

Door de ‘voorkeuren status’ terug op ‘In te vullen door moni’ te plaatsen, zal dit terug bij de meldingen komen in de app van de monitoren. Dat trekt de aandacht en geeft duidelijk aan dat er nieuwe input wordt verwacht. Wijzig dit dus best in bulk voor alle actieve monitoren wanneer je het voorkeurenformulier hebt aangepast.

Op deze manier komen monitoren die hun voorkeuren updaten ook terug in de flow terecht om die voorkeuren te verwerken. 

Wat je ook kan doen, om te vermijden dat je met verouderde info zit, is in bulk de meest relevante velden leegmaken aan het begin van een nieuw jaar. 

Stap 5: (optioneel) verstuur communicatie

Als alles goed staat ingesteld is meestal de laatste stap op om een mailtje te sturen naar de (actieve) monitoren met de melding dat het nieuwe aanbod online staat en ze hun voorkeuren mogen/moeten updaten. 

Meer info over hoe je deze mail kan versturen vind je hier.

How to - in een filmpje

In dit filmpje zetten we een werkwijze uiteen die je hierbij kan volgen.