Nog in ontwikkeling...
Deze functie is nog niet volledig afgewerkt in de KampAdmin versie 3 beta. We zijn hier volop mee bezig en vullen dit artikel verder aan wanneer deze functie beschikbaar is.
Heb je hier dringend nood aan?
Geef ons dan gerust een seintje!
Bij KampAdmin gebeurt de betaling (momenteel) op niveau van de ouder (en niet per inschrijving).
Elke betaling die binnenkomt in het systeem wordt rechtstreeks aan de ouder gelinkt. We berekenen dan voor elke ouder het totaal te betalen bedrag en het totaal betaalde bedrag.
Dit brengt een aantal leuke voordelen met zich mee:
- De ouder kan in 1 keer al zijn onbetaalde inschrijvingen betalen
- Betalingen moeten niet herlinkt worden aan de inschrijvingen bij een annulatie of wijziging
Je kan per inschrijving zien of deze betaald is of niet bij het veld “betaald: ja | nee”. Op die manier kan je voor de start van een activiteit nagaan of er nog mensen dienen te betalen en ze hierop aanspreken.
In de KampAdmin-logica wordt een betaling telkens in het voordeel van de ouder ingezet. Inschrijvingen worden chronologisch afgeboekt om de ouder zoveel mogelijk tijd te geven om te betalen.
Gegevens in Kampadmin
Personen
De betalingen kun je op individueel vlak opvolgen in de tabel ‘Personen’. Ouders hebben de volgende 3 velden die worden gebruikt voor de betalingsopvolging. Indien een veld niet relevant is voor deze ouder zal het leeg zijn en verborgen worden.
- Open (totaal)
- 1e betalingsherinnering:
- 2e betalingsherinnering:
Inschrijvingen
Als je de betalingen per activiteit of voor specifieke inschrijvingen wilt opvolgen, kan dat bij ‘Inschrijvingen’. Hier kan je filteren op ‘betaald ja/nee’ en dan indien gewenst nog andere filters toevoegen.
Bijvoorbeeld: iedereen die nog niet betaald heeft voor een activiteit die binnen de maand start.
Het veld ‘betaald’ in KampAdmin betekent: "betaald wat er betaald moest worden." Dit hangt af van het type inschrijving:
- Te bevestigen en wachtlijstinschrijvingen: hiervoor moet meestal niets betaald worden, dus deze worden automatisch als "betaald" beschouwd.
- Bevestigde inschrijvingen: het vinkje toont of de betaling effectief gebeurd is.
- Geannuleerde inschrijvingen: dit kan variëren.
- Zijn er geen annulatiekosten? Dan wordt de inschrijving als "betaald" beschouwd.
- Zijn er wel annulatiekosten? Dan geeft het vinkje aan of die kosten betaald zijn of niet.
Betaald niet op "Ja"?
Er zijn 2 manieren om te betalen als boeker in KampAdmin:
- Meteen tijdens het inschrijven
- Achteraf
Als een boeker meteen betaald tijdens het inschrijven zal deze inschrijving gelinkt worden aan de betaling. Dit kan echter verwarrend zijn omdat betalingen per persoon worden gerekend en niet per inschrijving, vandaar dat bij de betaling ook wordt aangegeven dat deze koppeling ‘louter informatief’ is.
Dit betekent dat, ook al betaald een boeker voor een bepaalde inschrijving, deze betaling gebruikt kan worden om een andere inschrijving als ‘betaald’ te markeren. Dit kan gebeuren in het geval dat de andere inschrijving nog niet betaald is en de activiteit van die inschrijving eerder start. Dit leggen we nog eens uit hieronder aan de hand van een voorbeeld:
Stel Johanna wil haar zoon Tom inschrijven voor Activiteit 1 (start: 1 jan) met een prijs van €100. Er komt €100 op haar open totaal te staan. Hier betaalt ze echter niet meteen voor.
Een week later wilt ze Tom inschrijven voor Activiteit 2 (start: 1 april) met een prijs van €200. Er komt €200 extra op haar open totaal te staan. Dit geeft een open totaal van €300 in totaal. Nu betaalt ze echter wel meteen. Ze betaalt de €200 “voor Activiteit 2”.
Met deze €200 markeert het KampAdmin systeem eerst de eerstvolgende activiteit als betaald, in dit geval Activiteit 1. (Deze begint vroeger dan activiteit 2) De overige €100 is niet genoeg om Activiteit 2 volledig te betalen, en dus blijft deze nog even op betaald=nee staan.
Visueel zie je dit voorgesteld hieronder, waar rood betekent dat een activiteit niet betaald is en groen dat het wel betaald is.
Verandering op komst
Later in 2024 zullen we deze logica aanpassen om meer intuïtief te zijn en meer mogelijkheden voor automatische annulaties, verplicht betalen bij het inschrijven, analytisch boekhouden... aan te bieden.
Ouders met een open totaal
Alle ouders met een “open (totaal)” > 0 moeten nog iets betalen aan jullie.
Indien de tweede betalingsherinnering al gepasseerd is (en er geen andere bedragen zijn), zal KampAdmin hiervoor maximum nog 2 reminders sturen, deze ouders zijn dus eigenlijk wanbetalers.
Wanneer moet een ouder betalen? Wanneer worden herinneringsmail gestuurd?
Dit wordt bepaald via de prijsregels bij de activiteiten, zie: dit artikel.
Online betalingen
Voor alle informatie rond online betalingen via Bancontact, terugbetalingen en onze betaalpartner Mollie, zie dit artikel.